Zásady ochrany osobních údajů (GDPR)

1) Kdo je správce a jak nás kontaktovat

Správce osobních údajů:
Proceder Automation Studio s.r.o., IČO: 24365971
Sídlo: Milánská 411, Horní Měcholupy, 109 00 Praha 10

Kontakt: studio@proceder.cz
Kontakt pro ochranu osobních údajů: privacy@proceder.cz

Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO), protože mu tato povinnost nevzniká.

2) Jaké osobní údaje zpracováváme

Zpracováváme zejména:

• Kontaktní údaje: jméno, e-mail, telefon (pokud je uvedete).
• Firemní údaje: název společnosti, pozice, IČO (pokud je uvedete).
• Obsah komunikace: text zprávy/poptávky, přílohy, navazující e-mailová komunikace, případně poznámky z hovoru.
• Údaje z lead magnetů/newsletteru: e-mail a související metadata (např. název staženého materiálu, datum a zdroj registrace, informace o přihlášení/odhlášení).
• Technické údaje o návštěvě webu: identifikátory cookies, informace o zařízení/prohlížeči, přibližná lokalita, zdroj návštěvy; IP adresa typicky jen v nezbytném rozsahu a dle nastavení používaných nástrojů.

3) Odkud údaje získáváme

• Přímo od vás (webový formulář, e-mail, telefon, registrace/stažení materiálu).
• Z vašeho zařízení a prohlížeče (cookies a obdobné technologie) při návštěvě webu.

4) Proč údaje zpracováváme a na jakém právním základě

A) Vyřízení poptávky a komunikace

Účel: odpověď na dotaz, domluva schůzky, příprava nabídky, navazující komunikace.

Právní základ:

• plnění smlouvy / jednání o smlouvě (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR), nebo
• oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR) – efektivní komunikace se zájemci a evidence komunikace pro prokazatelnost.

Doba uchování: obvykle 12 měsíců od poslední komunikace, pokud nevznikne smluvní vztah.

Námitka: proti zpracování založenému na oprávněném zájmu můžete vznést námitku (viz bod 11).

B) Smluvní a účetní agenda (pokud spolupracujeme)

Účel: plnění smlouvy, fakturace, účetnictví, daňové povinnosti.

Právní základ: právní povinnost (čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR) a plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR).

Doba uchování: dle právních předpisů (typicky 5–10 let u účetních/daňových dokladů).

C) Měření návštěvnosti webu (Google Analytics 4)

Účel: analýza návštěvnosti a zlepšování webu, vyhodnocení výkonu obsahu a kampaní.

Právní základ: souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR) udělený přes cookie lištu.

Doba uchování: 14 měsíců (nastavení retence v GA4).

Důležité: Analytika se spouští až po udělení souhlasu. Souhlas lze kdykoliv odvolat stejně snadno, jako byl udělen (viz bod 6).

D) Newsletter a obchodní sdělení

Účel: zasílání odborného obsahu, tipů na automatizaci a nabídek služeb.

Právní základ:

• souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR) – typicky při přihlášení k newsletteru, nebo
• oprávněný zájem / „soft opt-in" pro stávající zákazníky v rozsahu § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb. (zasílání sdělení o vlastních obdobných službách, se snadným opt-out).

Doba uchování: do odvolání souhlasu / odhlášení nebo vznesení námitky.

Odhlášení: kdykoliv odkazem v e-mailu nebo na privacy@proceder.cz.

Důležité: Stažení materiálu (lead magnetu) není podmíněno souhlasem se zasíláním obchodních sdělení. Souhlas s newsletterem je samostatný a dobrovolný.

5) Povinnost poskytnout údaje

Poskytnutí osobních údajů je obecně dobrovolné.

• U poptávky je poskytnutí minimálně kontaktního e-mailu prakticky nezbytné – bez něj vám nemůžeme odpovědět.
• U lead magnetu/newsletteru je poskytnutí e-mailu nezbytné pro doručení materiálu (pokud je doručován e-mailem) a/nebo pro zasílání newsletteru, pokud jste s tím souhlasili.

6) Cookies a nastavení souhlasu

Na webu používáme vlastní cookie lištu, přes kterou můžete udělit nebo odmítnout souhlas s jednotlivými typy cookies. Odmítnutí je stejně snadné jako udělení souhlasu (tlačítko „Pouze nezbytné" na stejné úrovni jako „Přijmout vše").

Kategorie cookies

Poznámka: Marketingové cookies aktuálně na webu nepoužíváme. Kategorie je v cookie liště připravena pro případné budoucí využití.

Přehled cookies

Změna nastavení: Souhlas můžete kdykoliv změnit nebo odvolat přes tlačítko „Nastavení cookies" v patičce webu. Odvolání souhlasu je stejně snadné jako jeho udělení.

7) Komu údaje předáváme (zpracovatelé a příjemci)

Osobní údaje mohou být zpřístupněny důvěryhodným poskytovatelům služeb (zpracovatelům) jen v nezbytném rozsahu. Níže uvádíme konkrétní seznam:

Hosting a infrastruktura

Databázové služby a autentizace

E-mailové služby

Analytické nástroje

Interní nástroje a CRM

AI nástroje (asistence při zpracování poptávek)

Důležité: Údaje nepředáváme třetím stranám pro jejich vlastní marketing. Aktuální informace o sub-zpracovatelích poskytujeme na vyžádání na privacy@proceder.cz.

8) AI zpracování, automatizace a automatizované rozhodování

Pro efektivnější zpracování příchozích poptávek můžeme využívat automatizované nástroje, včetně AI, které pomáhají:

• třídit a směrovat poptávky,
• připravit návrh odpovědi nebo shrnutí pro rychlejší reakci.

Důležité:

• Neprovádíme výhradně automatizované rozhodování (ve smyslu čl. 22 GDPR), které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás obdobně významně dotýkalo. Finální rozhodnutí provádí člověk.
• Při využití AI nástrojů minimalizujeme rozsah sdílených údajů.
• Služby nastavujeme tak, aby nedocházelo k použití vašich údajů k tréninku modelů (kde to poskytovatel umožňuje – např. OpenAI API, Anthropic API).

9) Předávání mimo EU/EHP

Pro některé služby využíváme poskytovatele se sídlem v USA. V těchto případech používáme odpovídající právní záruky dle GDPR:

Kopii použitých záruk můžete vyžádat na privacy@proceder.cz.

10) Jak dlouho údaje uchováváme

Údaje můžeme uchovat i déle, pokud je to nutné k ochraně právních nároků (např. prokazování komunikace).

11) Jaká máte práva

Máte právo:

• na přístup k osobním údajům,
• na opravu,
• na výmaz (pokud není důvod pro další zpracování),
• na omezení zpracování,
• na přenositelnost (v relevantních případech),
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
• odvolat souhlas (pokud je zpracování na souhlasu založené).

Uplatnění práv: privacy@proceder.cz

Na žádosti zpravidla reagujeme do 1 měsíce; ve složitých případech se lhůta může prodloužit dle GDPR.

12) Stížnost u dozorového úřadu

Máte právo podat stížnost u dozorového úřadu:

Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ)
Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
www.uoou.cz

13) Zabezpečení

Uplatňujeme přiměřená technická a organizační opatření k ochraně údajů:

• řízení přístupů a minimalizace oprávnění,
• šifrovaná komunikace (HTTPS/TLS),
• auditovatelné změny a logování tam, kde je to přiměřené,
• zálohování a obnova dle potřeby,
• průběžné aktualizace a bezpečnostní záplaty,
• izolace klientských dat (schema-based multi-tenancy).

14) Projektové zpracování pro klienty (DPA)

Pokud v rámci zakázky zpracováváme osobní údaje jménem klienta (např. data v CRM/ERP/e-shopu), řídí se zpracování samostatnou smlouvou DPA (Data Processing Agreement) uzavíranou s klientem. Tyto zásady se vztahují pouze na zpracování související s webem a před-smluvní komunikací.

15) Změny zásad

Tyto zásady můžeme aktualizovat. Aktuální znění je vždy dostupné na webu a obsahuje datum účinnosti.