Firmy které přijdou s konkrétním procesem na automatizaci mají často pravdu. Ale stejně tak přijde klient který chce automatizovat věc, která trvá 20 minut týdně a implementace by stála 40 000 Kč. A přitom vedle leží proces, který firmu stojí 15 hodin týdně, a nikdo ho jako problém nevnímá, protože se na něm prostě zvyklo.
Tohle je práce, která musí proběhnout ještě před tím, než se cokoliv staví.
Proč firmy automatizují špatné věci
Nejčastější důvod je viditelnost. Automatizuje se to co bolí nahlas: faktury, reporty, e-maily. Přitom největší ztráty bývají v procesech které jsou tiché. Nikdo si nestěžuje, ale každý je dělá. Každý den. Opakovaně.
Druhý důvod je nadšení bez analýzy. Firma vidí jak se mluví o automatizaci a chce být "moderní". Vezme první nástroj který vypadá dobře, propojí dvě aplikace a říká si že automatizuje. Přitom propojila dvě věci způsobem, který nikdy nikdo nepotřeboval.
Třetí důvod je automatizace špatného procesu. Proces je neefektivní, nikdo to neřeší, místo toho se postaví automatizace která ten neefektivní proces dělá rychleji. Výsledek: rychlejší tvorba problémů. Tomuto tématu se podrobně věnujeme v článku Proč automatizace selhává: Nejdřív ukliďte, pak automatizujte.
Tři podmínky procesu vhodného k automatizaci
Dobrý kandidát na automatizaci firemních procesů splňuje tři podmínky zároveň.
1. Opakuje se pravidelně
Denně, týdně nebo alespoň měsíčně. Jednorázové nebo velmi vzácné úkoly automatizovat nemá smysl. Typické příklady: párování plateb v Pohodě, synchronizace objednávek mezi Shoptetem a ERP, generování týdenních reportů.
2. Má jasná pravidla
Pokud každý případ vyžaduje jiné rozhodnutí nebo závisí na kontextu který se nedá popsat pravidlem, automatizace selže. Nejlepší kandidáti jsou procesy kde zaměstnanec v 90 % případů dělá vždy to samé. Příklad: pokud přijde objednávka nad 10 000 Kč, pošli ji ke schválení vedoucímu. Pokud je pod 10 000 Kč, zpracuj automaticky.
3. Zabere dost času nebo nese riziko chyby
Obecné pravidlo: pokud proces nezabere aspoň 5 hodin měsíčně nebo nenese finanční riziko (přeprodej skladu, chybná faktura, zmeškaná lhůta), automatizace pravděpodobně není priorita. Jak přesně návratnost spočítat popisujeme v článku ROI automatizace procesů.
Praktický test: Napište si seznam úkolů které někdo ve firmě dělá opakovaně a mechanicky. Přepis dat z e-mailu do systému, ruční tvorba reportů, kopírování informací mezi aplikacemi, odesílání stejných typů zpráv. Každý z těchto úkolů je kandidát.
Kde bývají největší ztráty v českých firmách
Z desítek projektů které děláme vidíme opakující se vzorce. Největší ztráty jsou téměř vždy na stejných místech.
Přepis dat mezi systémy
ERP (Pohoda, Helios, Money S3), CRM (Raynet, HubSpot), e-shop (Shoptet, Upgates) a Excel jako "datový most" mezi nimi. Zaměstnanec sedí a kopíruje. Každý den. Toto je jeden z nejdražších procesů ve firmě, protože je neviditelný: nevypadá jako problém, vypadá jako práce.
Ruční tvorba reportů
Vedení chce každé pondělí ráno přehled. Někdo stráví pátek odpoledne sbíráním čísel z různých systémů a skládáním tabulky. Automatický report, který se generuje sám z dat v systémech, je jedním z nejrychlejších typů automatizace na nasazení.
Schvalování bez systému
Faktura přijde e-mailem, přepošle se nadřízenému, ten odpovídá (nebo ne), pak se přepošle dál. Každý krok ztrácí čas a kontext. Schvalovací procesy bez jasného workflow jsou zdrojem chyb a zpoždění.
Zpracování příchozích dokumentů
Faktury, objednávky, poptávky přicházejí e-mailem a někdo je ručně zpracovává. Toto je oblast kde AI dnes dělá největší skok. Automatická extrakce dat z PDF faktury a zápis do Pohody nebo Heliosu ušetří hodiny týdně.
Komunikace se zákazníky
Odpovědi na opakující se dotazy, potvrzení objednávek, statusy dodávek. Firmy to řeší ručně, přestože většina dotazů je vždy stejných. Automatická odpověď na stav objednávky nebo generování potvrzení z e-shopu jsou standardní moduly, které nasazujeme do týdne.
Jak na procesní analýzu vlastními silami
Pokud chcete začít sami, tady je postup který funguje.
Krok 1: Sledujte, jak to reálně funguje
Nejdůležitější věc. Nespoléhejte na to co vám zaměstnanci říkají, ale sledujte co reálně dělají. Proces jak ho lidé popisují a proces jak ho reálně vykonávají jsou téměř vždy různé. Zaměstnanci mají obejití a zkratky o kterých management neví. A taky mají kroky navíc, které dělají "pro jistotu" a jsou zbytečné.
V Lean metodice se tomuto říká "Gemba walk". Jděte za lidmi, sledujte je u práce a ptejte se "proč tenhle krok děláte takhle?"
Krok 2: Změřte čas
Pro každý opakující se úkol zjistěte kolik minut trvá jednomu člověku a kolikrát za měsíc se opakuje. Pak vynásobte hodinovou mzdou včetně odvodů. Číslo které dostanete bývá překvapivě velké. Skladník přepisující objednávky 30 minut denně stojí firmu přes 10 000 Kč měsíčně jen na této jedné činnosti.
Krok 3: Identifikujte závislosti
Co spouští daný proces? Co přijde na vstupu a co jde na výstupu? Kdo je do procesu zapojen? Kde se předává zodpovědnost? Každý přechod zodpovědnosti mezi lidmi nebo systémy je potenciální místo ztráty. Typicky: objednávka přijde do Shoptetu, někdo ji musí ručně zadat do Pohody, někdo jiný vystaví fakturu. Dvě předávky, dvě místa kde vznikají chyby.
Krok 4: Prioritizujte podle ROI
Seřaďte identifikované procesy podle poměru časové ztráty ku složitosti automatizace. Nejlepší první projekt je ten který zabere hodně času měsíčně, má jasná pravidla a není závislý na příliš mnoha systémech najednou. Detailní postup výpočtu návratnosti najdete v našem průvodci ROI automatizace.
Kdy má smysl si přizvat někoho zvenku
Procesní analýza před automatizací má smysl ve třech situacích.
- Nevíte kde začít. Máte pocit, že by se dalo zlepšit hodně věcí, ale nemáte přehled o tom kde jsou největší ztráty. Audit procesů vám dá prioritizovaný seznam s čísly.
- Předchozí automatizace nefungovala. Postavili jste něco, ale výsledky nepřišly nebo systém nikdo nepoužívá. Příčina je téměř vždy v procesu, ne v technologii.
- Rostete a procesy přestávají škálovat. Co fungovalo při 10 zaměstnancích nefunguje při 30. Přechod z manuálních procesů na automatizované je v tomto bodě často efektivnější než najímání dalších lidí.
Proč nestačí rovnou automatizovat
Jedna otázka se opakuje: "Proč nemůžeme prostě vzít nástroj a propojit systémy?"
Můžete. Ale pokud je proces špatně navržený, automatizace ho nezachrání. Příklad z praxe: firma má třístupňové schvalování každého výdaje bez ohledu na částku. Automatizovat tento proces znamená udělat třístupňové schvalování rychleji. Ale správná otázka je: musí faktura za kancelářské potřeby za 800 Kč procházet třemi lidmi? Pravděpodobně ne.
Nejdřív zjednodušte. Pak automatizujte. Tím ušetříte jak na implementaci, tak na údržbě. Každý krok navíc v automatizaci je krok, který se může rozbít.
Jak to děláme v Proceder
Každý projekt u nás začíná auditem procesů. Zmapujeme jak věci reálně fungují, identifikujeme kde jsou největší ztráty a spočítáme návratnost pro každý navrhovaný zásah. Výstupem je prioritizovaný seznam příležitostí s konkrétními čísly: ne obecná doporučení, ale přesný výpočet z vašich dat. A pevná cena za implementaci.
Pracujeme s českými systémy (Pohoda, Helios, Money S3, ABRA, Raynet, Shoptet) a stavíme na open-source technologiích, takže kód i data zůstávají vám.
Audit stojí od 15 000 Kč
A tato částka se odečítá z ceny implementace, pokud se rozhodnete pokračovat.