Většina firem počítá ROI automatizace špatně - přecení úspory a podcení náklady. Výsledkem je investice, která na papíře vypadá skvěle, ale v praxi se nevrátí. V tomto článku ukážeme konkrétní vzorec, tři příklady z praxe a nejčastější chyby, které při výpočtu vídáme.
Přišel za námi klient s nápadem, který byl na papíře skvělý. Seznamka pro páry postavená na psychologickém profilování podle Carla Junga. Žádné povrchní swipování podle fotek - hluboká kompatibilita na základě osobnostních archetypů. Klient měl vlastní algoritmus na výpočet shody, promyšlený přístup a jasnou vizi.
Sedli jsme si k číslům. Vývoj mobilní aplikace, webové aplikace, backend s profilemi a matchingovým algoritmem - realistický rozpočet pro MVP. K tomu marketingový budget, který měl klient k dispozici. A pak přišla otázka, která rozhodla o všem: kolik uživatelů musí aplikace získat v prvním roce, aby se investice vůbec začala vracet?
Odpověď byla desítky tisíc platících uživatelů. V prvním roce. Na trhu, kde podobné produkty budují komunitu roky. A to jsme ještě nezapočítali průběžné provozní náklady ani náklady na udržení uživatelů. S realistickým scénářem škálování vycházela návratnost někde mezi pěti a deseti lety - v nejlepším případě.
Mohli jsme aplikaci postavit, vyfakturovat a popřát hodně štěstí. Bylo by to pro nás výhodnější. Neudělali jsme to.
Klientovi jsme řekli pravdu: čísla nedávají smysl. Postavili bychom produkt, který technicky funguje, ale ekonomicky nemůže uspět - ne s tímto budgetem, ne na tomto trhu, ne v tomto časovém horizontu.
Tato zkušenost nás přesvědčila o jedné věci: ROI výpočet není byrokracie. Je to základní hygienický krok, který by měl předcházet každé investici - ať jde o vývoj aplikace, nasazení nového systému nebo automatizaci firemních procesů. Právě u automatizace procesů přitom firmy chybují nejčastěji: vidí ušetřené hodiny, ale nepočítají náklady na implementaci, provoz ani přechodné období.
Co je ROI automatizace a proč se špatně počítá
ROI (Return on Investment) automatizace procesů je poměr mezi úsporou, kterou automatizace přinese, a náklady na její zavedení a provoz.
ROI = (Roční úspora - Roční provozní náklady - Jednorázová implementace) / Jednorázová implementace x 100
Problém není ve vzorci. Problém je v tom, že firmy špatně odhadují obě strany rovnice - přecení úspory a podcení náklady. Výsledkem je ROI, které na papíře vypadá skvěle, ale v praxi se nenaplní.
Jak správně spočítat úspory
Úspory z automatizace procesů pocházejí ze tří zdrojů. Každý je potřeba počítat zvlášť.
1. Úspora času zaměstnanců
Změřte kolik minut zabere daný úkol jednomu zaměstnanci. Pak spočítejte kolikrát denně nebo týdně se opakuje. Vynásobte hodinovou mzdou zaměstnance včetně odvodů.
Pozor: Tato úspora se plně projeví pouze pokud zaměstnanec může ušetřený čas využít produktivněji - nebo pokud firma díky automatizaci nepotřebuje najímat dalšího člověka. Pokud zaměstnanec ušetřený čas vyplní jinou rutinou, reálná úspora je nižší. Počítejte konzervativně.
2. Úspora z eliminace chyb
Manuální procesy generují chyby. Každá chyba stojí čas na opravu a někdy přímé finanční náklady. Spočítejte průměrný počet chyb měsíčně a průměrné náklady na opravu jedné chyby. Toto číslo bývá překvapivě vysoké a firmy ho často vůbec nesledují.
3. Úspora z rychlosti
Automatizace je rychlejší než člověk. Faktura zpracovaná za 30 sekund místo 8 minut znamená rychlejší platby dodavatelům, rychlejší odeslání objednávek zákazníkům, rychlejší reakce na poptávky. Tyto úspory jsou těžší změřit, ale reálné.
Jak správně spočítat náklady
Zde firmy nejčastěji chybují. Počítají pouze jednorázové náklady na implementaci a zapomínají na provozní náklady.
Jednorázové náklady
- - Implementace (vývoj nebo konfigurace)
- - Migrace dat
- - Školení zaměstnanců
- - Testování a ladění
Průběžné náklady
- - Licence na software nebo serverový provoz
- - Údržba při změnách v napojených systémech
- - Monitoring a správa
Průběžné náklady jsou klíčové pro výpočet ROI v čase. Automatizace, která stojí 50 000 Kč na implementaci, ale 2 000 Kč měsíčně na provoz (24 000 Kč ročně), má jiné ROI než automatizace za 80 000 Kč s nulovými průběžnými náklady. Za tři roky zaplatíte v prvním případě celkem 122 000 Kč, ve druhém 80 000 Kč.
Příklad 1: automatizace zpracování faktur
Firma přijímá 30 faktur denně. Každou zpracovává účetní ručně.
Současný stav
Po automatizaci
25 625 Kč
měsíční úspora
1,75
měsíce návratnost
543 %
ROI za rok
Příklad 2: synchronizace skladu e-shop a ERP
E-shop s obratem 15 milionů Kč ročně aktualizuje skladové stavy jednou denně. Výsledkem jsou pravidelné přeprodeje.
Současný stav
Po automatizaci
5 900 Kč
měsíční úspora
5
měsíců návratnost
136 %
ROI za rok
Příklad 3: kdy automatizace smysl nedává
Firma zpracovává 3 faktury týdně. Každá trvá 10 minut. Celkem 30 minut týdně, přibližně 2 hodiny měsíčně. Při nákladech 350 Kč/hod jde o 700 Kč měsíčně.
Automatizace tohoto procesu by stála 25 000 Kč na implementaci a 500 Kč měsíčně na provoz.
200 Kč
měsíční úspora
125 měsíců
návratnost (přes 10 let)
Ne každý opakující se úkol je kandidátem na automatizaci. Klíčový je objem a frekvence - čím víc opakování, tím rychlejší návratnost. Obecné pravidlo: pokud proces nezabere aspoň 5 hodin měsíčně nebo nenese přímé finanční riziko (přeprodeje, chyby ve fakturách), automatizace pravděpodobně není priorita.
Nejčastější chyby při výpočtu ROI
Počítání 100 % úspory času
Pokud zaměstnanec ušetří 4 hodiny denně, ale nemá čím je naplnit, reálná úspora je nižší. Počítejte pouze čas, který bude skutečně využit produktivně.
Ignorování nákladů na změnu
Zavedení automatizace vyžaduje změnu pracovních postupů. Zaměstnanci se musí přizpůsobit. Tato přechodná ztráta produktivity bývá 2 až 4 týdny a měla by být zahrnuta do výpočtu.
Zapomínání na průběžné náklady
ROI za první rok vypadá skvěle. ROI za pátý rok je realita. Zahrňte do výpočtu všechny průběžné náklady na celou plánovanou životnost automatizace - a počítejte je explicitně, ročně, ne jen měsíčně.
Automatizace špatného procesu
Automatizovat proces, který je neefektivní, je nejhorší investice. Návratnost bude vždy nižší, než kdybyste nejdřív proces zoptimalizovali a pak automatizovali. Proto před každou automatizací doporučujeme audit.
Jak začít: audit před automatizací
Přesný výpočet ROI automatizace procesů vyžaduje znalost vašich reálných čísel - kolik hodin strávíte na daném procesu, jaká je chybovost, jaké jsou průběžné náklady.
V Procederu začínáme každý projekt auditem procesů. Výstupem auditu je přesná ROI kalkulace pro každý navrhovaný proces - ne odhad, ale výpočet z vašich dat. Teprve pak dostanete pevnou cenu implementace.
Audit stojí od 15 000 Kč a tato částka se odečítá z ceny implementace, pokud se rozhodnete pokračovat.