Provozujete e-shop na Shoptetu a účetnictví vedete v Pohodě, Heliosu, Abra Flexi nebo Money S3. Objednávky přepisujete ručně, stavy skladu kontrolujete manuálně a faktury vystavujete dvakrát, jednou v e-shopu, jednou v ERP. Zní to povědomě?
Propojení e-shopu s ERP systémem je jeden z nejčastějších požadavků, se kterými se setkáváme u českých e-shopů s obratem nad 5 milionů korun ročně. Proto vždy začínáme auditem procesů, abychom odhalili, kde přesně integrace selže. Zároveň je to oblast, kde se dělá nejvíc chyb. Od špatně nastavené směrovosti synchronizace, přes ignorování skladových rezervací, až po fatální nesoulad v DPH a zaokrouhlování.
V tomto článku projdeme celý proces propojení od začátku do konce. Konkrétně, srozumitelně a bez marketingových frází.
Co vlastně znamená “propojení Shoptet na ERP”
Když mluvíme o propojení, nemáme na mysli jednorázový export dat do Excelu. Mluvíme o automatizované, obousměrné výměně dat mezi dvěma systémy, které spolu musí komunikovat v reálném čase, nebo v pravidelných intervalech.
E-shop (Shoptet)
Obsluhuje zákazníka. Přijímá objednávky, zobrazuje dostupnost zboží, generuje doklady a komunikuje se zákazníkem o stavu jeho nákupu.
ERP systém
Obsluhuje firmu. Vede účetnictví, spravuje sklad, počítá DPH, generuje daňové doklady a řídí cashflow.
Problém nastává ve chvíli, kdy tyto dva systémy žijí každý svým životem. Zákazník vidí na e-shopu “skladem 5 kusů”, ale reálně na skladě leží jen 2, protože skladník právě 3 kusy vyskladnil pro jinou objednávku. Účetní vystavuje faktury v ERP ručně podle seznamu objednávek z e-shopu a jednou za čas se splete v částce nebo v DPH sazbě.
Propojení tyto problémy řeší tím, že vytvoří datový most mezi oběma systémy. Data tečou automaticky, v definovaném směru, v definovaných intervalech a podle jasně nastavených pravidel.
Shoptet Classic vs. Shoptet Premium
Shoptet existuje ve dvou zcela odlišných podobách z hlediska integračních možností. Tarif, v jakém jste, fundamentálně ovlivňuje, jak (a jestli vůbec) lze propojení s ERP postavit.
Shoptet Classic
Free / Basic / Business / Profi / Enterprise
- Export objednávek přes XML
- Import stavů skladu přes XML feed
- Import produktů a ceníků
- Dávková synchronizace (ne real-time)
- Jednosměrný zápis, žádné webhooky
- Pevná struktura XML, žádné filtrování
Shoptet Premium
- Plný REST API přes privátní tokeny
- Webhooky pro event-driven integraci
- CRUD operace na všech agendách
- Real-time synchronizace (sekundy)
- Vlastní middleware a šablony
- Až 10 API tokenů současně
Omezení XML integrace (Classic)
Dávková synchronizace místo real-time. Data se přenáší v intervalech minut až hodin. Nemáte webhooky ani možnost reagovat na události v reálném čase. Při Black Friday to může vést k přeprodeji zásob.
Jednosměrný zápis. XML feedy jsou primárně exportní mechanismus. Zpětný zápis je omezený na import produktů. Nemůžete přes XML měnit stavy objednávek, zapisovat expediční čísla ani aktualizovat zákaznická data.
Žádná granulární aktualizace. Přes API můžete aktualizovat jeden produkt. Přes XML musíte reimportovat celý feed, i když se změnil jen jeden záznam.
V praxi: Pro e-shopy s desítkami objednávek denně a stabilním katalogem XML integrace funguje spolehlivě. Jakmile ale potřebujete obousměrnou komunikaci v reálném čase, je přechod na Premium prakticky nevyhnutelný.
Co se synchronizuje: Přehled agend
Propojení Shoptet-ERP není jeden velký přepínač. Je to sada samostatných datových toků, z nichž každý má svůj směr, frekvenci a pravidla.
Směry synchronizace: Shoptet ↔ ERP
1. Produkty (katalog zboží)
Většina e-shopů zakládá produkty přímo v Shoptetu (názvy, popisy, obrázky, SEO texty). Do ERP se typicky přenáší jen “obchodní jádro”: kód produktu (SKU), název, nákupní/prodejní cena, sazba DPH, EAN, hmotnost.
Doporučujeme hybridní přístup: zakládat produkty v ERP, ale popisky, obrázky a tagy spravovat v Shoptetu. Směr je ERP → Shoptet, ale přenáší se pouze nutné informace.
Frekvence: Typicky jednou denně (v noci). Párovací klíč: Kód produktu (SKU), který musí být shodný v obou systémech.
Pozor na varianty: Shoptet má koncept “produkt + varianty”, kde varianta je podřízená položka. ERP systémy (zejména Pohoda) s variantami pracují jinak. Každá varianta je samostatná skladová karta. Mapování variant je jedním z nejčastějších zdrojů chyb.
2. Objednávky
Směr: Shoptet → ERP. Objednávky vznikají v e-shopu a přenáší se do ERP jako podklady pro fakturaci, skladové operace a účetnictví. Jednosměrný tok.
Přenáší se číslo objednávky, datum, položky (produkty, množství, ceny vč. DPH), informace o zákazníkovi, způsob dopravy a platby, cena dopravy, slevy a poznámky. Při odeslání se kontrolují zákazníci dle IČO (B2B) nebo e-mail (B2C). Pokud je systém nenajde, automaticky je zakládá.
Doporučený workflow: Stahovat všechny objednávky (i nepotvrzené/nezaplacené) a vytvářet skladové rezervace. Fakturu a výdejku generovat až po uhrazení. Rezervace poníží disponibilní stav skladu a při nezaplacení automaticky propadá.
Pozor na DPH: Shoptet pracuje s cenami včetně DPH. ERP systémy interně počítají bez DPH. Při přenosu musí dojít ke správnému přepočtu a zaokrouhlení. Rozdíl v haléřích se při stovkách objednávek kumuluje.
3. Stavy objednávek
Směr: Obousměrný (Shoptet ↔ ERP). Stavy objednávek jsou jednou z mála agend, kde synchronizace funguje v obou směrech. Shoptet má systémové stavy (Přijata, Vyřizuje se, Vyřízena, Stornována) a umožňuje vlastní stavy.
Skladník změní stav v ERP na “Expedováno” → promítne se do Shoptetu → zákazník dostane e-mail. Zákazník zaplatí online → Shoptet změní příznak → informace se přenese do ERP.
Pozor: Mapování stavů je kritické a musí se nastavit na míru. Špatné mapování vede k tomu, že zákazník dostane e-mail “Zásilka je na cestě”, přestože objednávka ještě leží na skladě.
4. Skladové zásoby
Směr: ERP → Shoptet. Toto je klíčová agenda a zároveň oblast, kde se dělá nejvíce strategických chyb. ERP je systém, který řídí sklad: příjemky, výdejky, inventury, přesuny. E-shop je jen jeden z prodejních kanálů.
Přenáší se disponibilní množství (ne fyzický stav!) a informace o dostupnosti. U Classic tarifů se aktualizuje 1-16x denně přes XML, u Premium okamžitě přes API.
Kritické: Pokud do Shoptetu posíláte fyzický stav skladu (bez odečtení rezervací), zákazníci uvidí zboží, které je už zarezervované pro jiné objednávky. Vždy synchronizujte disponibilní stav.
5. Vydané faktury
Faktury jsou z pohledu integrace jedna z nejkomplikovanějších agend. Existují dva přístupy:
Přístup A: Faktury v Shoptetu
Shoptet generuje faktury automaticky při změně stavu objednávky, přenáší se do ERP k zaúčtování. Zákazník dostane fakturu okamžitě, ale Shoptet není účetní systém, dochází ke generování dvou daňových dokladů.
Přístup B: Faktury v ERP(doporučujeme)
Objednávka se přenese do ERP jako přijatá objednávka. Faktura se vystaví až v ERP, po zaplacení a expedici. Účetně čistší. Jeden daňový doklad z autoritativního systému.
Pozor na zaokrouhlování: Shoptet zaokrouhluje jinak než některé ERP systémy. Je nutné, aby integrační můstek bral 1:1 hodnoty ze Shoptetu. Pozor i na číselné řady faktur, musí být oddělené a průkazné.
6. Ceníky a cenové hladiny
Směr: ERP → Shoptet. Velkoobchodní ceníky a cenové hladiny pro zákaznické skupiny (VIP, velkoobchod, zaměstnanci) se spravují v ERP a přenáší do Shoptetu. Shoptet v tarifu Enterprise podporuje funkci Velkoobchod s různými ceníky.
7. Expediční čísla (tracking)
Směr: ERP → Shoptet. Tracking číslo se musí dostat zpět do Shoptetu, aby zákazník viděl stav doručení. Zdrojem může být ERP nebo expediční systém (Balíkobot). Přenos by měl být navázaný na změnu stavu objednávky, jinak zákazník nedostane notifikační e-mail.
Proč musí být ERP zdrojem pravdy
ERP jako zdroj pravdy pro fakturování
Faktura není jen PDF. Je to účetní a daňový doklad, který musí splňovat požadavky zákona o DPH, zákona o účetnictví a navazujících předpisů. Shoptet umí generovat faktury, ale neumí řešit přenesenou daňovou povinnost, souhrnné faktury, dobropisy k částečným vratkám ani složitější DPH scénáře (prodej do EU s OSS režimem).
Doporučený postup: Objednávky z Shoptetu přenášejte do ERP jako přijaté objednávky (nikoliv jako hotové faktury). Fakturu vystavujte až v ERP, ve chvíli, kdy je objednávka zaplacená a připravená k expedici.
Rezervace vs. výdejky
Mnoho e-shopů snižuje skladové zásoby až výdejkou, po zaplacení a expedici. Účetně správné, ale z pohledu e-commerce problém:
Scénář bez rezervací
Na skladě 3 ks. Zákazník A objedná 2 ks, platí převodem (peníze přijdou za 1-2 dny).
Zákazník B objedná 2 ks, zaplatí kartou okamžitě. Výdejka → sklad klesne na 1 ks.
Zákazník A zaplatí, ale na skladě je jen 1 ks místo 2. Musíte se omlouvat, nabízet alternativy.
Řešení: Skladové rezervace
- Objednávka přijde → vytvoří se rezervace → disponibilní stav klesne → Shoptet zobrazí aktuální dostupnost.
- Zákazník zaplatí + expedice → rezervace se změní na výdejku → fyzický stav klesne.
- Zákazník nezaplatí → objednávka se stornuje → rezervace se uvolní → disponibilní stav se vrátí.
Pohoda i Helios podporují práci s rezervacemi na skladových kartách. Účetní vidí dva stavy: fyzický stav (kolik kusů leží na policích) a disponibilní stav (kolik kusů je ještě k dispozici). Tento postup eliminuje přeprodej a zároveň zachovává účetní korektnost.
Jak integrace vypadá technicky
Varianta 1: Shoptet Classic + XML integrace
Nejčastější varianta pro malé a střední e-shopy. Shoptet exportuje data přes XML feedy, automatizační platforma je zpracuje a nahraje do ERP. Cenově dostupné, bez Premium tarifu, ale pouze dávkově (ne real-time).
Varianta 2: Shoptet Premium + vlastní middleware
Pro větší e-shopy. Middleware přijímá webhooky z Shoptetu, transformuje data a odesílá do ERP. Opačným směrem stahuje stavy skladu a ceny a aktualizuje Shoptet přes API. Real-time synchronizace s plnou kontrolou, ale vyšší počáteční investice a vyžaduje Premium tarif.
Varianta 3: Classic + automatizační platforma
Rozšíření Varianty 1. Automatizační platforma pro sync skladu se napojí na Shoptet přes XML a na ERP přes API. Vizuální workflow, podmíněné zpracování, napojení dalších systémů. Flexibilní řešení bez nutnosti Premium tarifu.
Časté chyby při integraci
- Chybné mapování DPH sazeb. Shoptet pracuje s cenami vč. DPH, ERP bez DPH. Haléřové rozdíly se kumulují. Řešení: definovat master ceny a ošetřit zaokrouhlování v middleware.
- Ignorování variant produktů. V Shoptetu má produkt varianty (S, M, L), v Pohodě je každá varianta samostatná karta. Řešení: sjednotit SKU kódy mezi systémy ještě před spuštěním.
- Synchronizace fyzického stavu místo disponibilního. Vede k přeprodeji. Řešení: vždy synchronizovat disponibilní množství (fyzický stav mínus rezervace).
- Obousměrná editace objednávek. Úpravy v Shoptetu i v ERP, synchronizace neví, která verze je správná. Řešení: po přenosu do ERP veškeré úpravy pouze v ERP.
- Chybějící monitoring. Změní se formát feedu, vyprší token, objednávky se přestanou přenášet a nikdo si toho nevšimne. Řešení: alerting na selhání synchronizace.
- Podceňování testování. Spustit integraci rovnou na produkci je recept na katastrofu. Řešení: vždy testovat na sandboxu: nová objednávka, storno, vratka, výpadek spojení.
Kdy se propojení vyplatí
3-5 min
ruční přepis jedné objednávky
30+ hod
měsíčně při 20 obj./den
~400 hod
ročně, čtvrt úvazku
K tomu připočtěte čas na opravy chyb (špatná adresa, chybná DPH sazba, zapomenutá aktualizace skladu), řešení reklamací způsobených přeprodejem a hledání nesrovnalostí v účetnictví. U e-shopů s obratem nad 5 milionů Kč ročně se integrace typicky vrátí do 3 až 6 měsíců.
Shrnutí
Propojení Shoptetu na ERP není jednorázový projekt, ale živý organismus, který vyžaduje promyšlený návrh, kvalitní implementaci a průběžnou údržbu. Klíčové principy:
- ERP je zdroj pravdy pro sklad a fakturaci.
- Shoptet je zdroj pravdy pro zákaznický zážitek a objednávky.
- Používejte skladové rezervace od okamžiku objednávky, ne až výdejky po zaplacení.
- Synchronizujte disponibilní stav skladu, ne fyzický.
- Jasně definujte směr synchronizace pro každou agendu.
- Testujte na sandboxu, monitorujte na produkci.
Nepodceňujte úvodní audit. Než začnete cokoliv programovat, zmapujte si, jak vaše procesy reálně fungují. Protože automatizovat špatný proces znamená dělat špatné věci rychleji.